Napake, ki jih delamo pri organizaciji časa

Ta pogovor – pogovor z Niko Močnik, podjetnico in predavateljico, pa mi je dal misiti! Žal mi je, da je nisem spoznala že pred 20 leti, a bolje zdaj kot nikoli.

O tem, kje Slovenke delamo največ napak in kako si čas organizirati tako, da ne bomo le gasile, temveč stvari postorile dobro in kakovostno ter predvsem v miru, sva govorili točno pol ure. Vam bo branje vzelo 5 minut. Vzemite si jih in oplemenitite svoj čas.

Drage nepremagljive! Skupaj z Niko bomo ukrotile čas!

Vam zmanjkuje časa za 1001 obveznost, ki vas čaka v dnevu? Da se boste naučile gospodariti s časom, smo za vas pripravile zabaven planer, s katerim bo organizacija časa mačji kašelj! Ta petek, 19.3., vas čaka v naših tedenskih novičkah! Prijavite se TUKAJ.

Planer za organizacijo časa

Prva napaka: Precenimo, koliko časa bomo potrebovale za neko nalogo

Moje prvo vprašanje Niki je bilo, kje delamo sodobne ženske največ napak, ko govorimo o času in organizaciji časa. Nika pravi, da precenimo, kako hitro bomo naredile neko nalogo. »Posledično si na svoj urnik za določeno nalogo damo premalo časa, in ker mislimo, da smo večopravilne (da lahko delamo več stvari hkrati, kar seveda ni res – dokazano je, da samo veliko hitreje od moških preklapljamo med različnimi opravili), imamo na koncu odprtih pet nalog in nobene zaključene.

Druga napaka: Ne vključujemo premorov

Ker bi rade čim prej postorile vse, kar si naložimo v dnevu, si ob posameznih nalogah ne pripišemo še dodatnega časa, če bi se kaj zavleklo, obenem pa v svoj urnik ne vključujemo premorov. To nam onemogoča čas miselnega preklopa med opravili. 

Tretja napaka: Preveč stvari prevzamemo in premalo delegiramo

»Preveč stvari prevzamemo in premalo delegiramo – tako sodelavcem kot partnerju, ter menimo, da moramo biti pridne, da bomo vse naredile. Morda nam zaradi tega ne uspe narediti vsega, kar smo si zastavile – če namreč me lahko nosimo nahrbtnik, težek 10 kg, naložile pa smo si tistega, ki je težek 30 kg, je povsem logično, da smo počasnejše. Najverjetneje bomo na cilj vseeno prišle, kdaj in v kakšnem stanju, pa prepuščam vaši domišljiji. Pri Slovenkah opažam, da delo izredno težko predamo naprej. Velikokrat se bojimo, da drug ne bo naredil tako dobro kot mi in želimo čim več stvari narediti same, a v resnici obstaja ogromno ljudi, ki lahko naredijo stvari še bolje kot mi.

S predajanjem stvari se naučimo tudi zaupanja in omogočimo zaslužek nekomu drugemu. Pomembno je, da nanj ne gledamo kot na strošek, temveč kot na investicijo, saj zaradi njegovega dela lahko mi opravljamo nekaj drugega. Morda smo v osebo, ki je prevzela našo administracijo, vložili 500 evrov, a smo mi zato zaslužili toliko več, ker imamo več časa, ki ga lahko porabimo za druge stvari.«

Nika Močnik pravi, da Slovenke zelo težko delo predamo naprej.

Optimalna organizacija časa

Pomembno je, da si čas razporedimo tako, da služi nam. »To lahko dosežemo tako, da si določimo dneve, ko počnemo določene stvari,« pravi Nika, ki svojo misel takoj podkrepi s primerom: »Poznam računovodski servis, ki v četrtkih ne sprejema strank, telefonskih klicev, ne bere mailov … Ugotovili so namreč, da so zaradi izgubljenega časa začeli hoditi v pisarno v sobotah, ko jih nihče ni klical, saj so takrat največ naredili. Odločili so se, da bodo lekcijo sobotnega dneva prenesli v službeni čas. Ko namreč nekaj delamo in nas npr. zmoti telefon, vedno potrebujemo nekaj časa, da se spet poglobimo v to, kar smo delali pred klicem ali odgovarjanjem na sms, mail … Zato je zelo dobro, da si določimo bloke časa, ko nas nihče ne moti. Npr. v torkih in četrtkih pišem članek ali se ukvarjam s projektom. Tako imam 3 do 4 ure v kosu, saj vseeno nekaj časa traja, da pademo v določeno opravilo, čas pa teče hitro.«

Pomembno je, da si čas razporedimo tako, da služi nam.

Cilje si določim za vsak teden posebej

»Sama si ne organiziram urnika tako, da bi gledala za vsak večer naprej, kaj bom postorila, si pa organiziram tedenske cilje. Tako se po dnevu, polnem sestankov, ne obremenjujem z mislimi: Joj, bila sem zunaj, pa nisem cel dan nič naredila. Raje si določim dan za sestanke, ko vem, da ne bom nič tipkala in delala kaj  oprijemljivega, temveč namenim dan sestankom, ki bodo v prihodnosti obrodili sadove in prinesli delo.

Pomembno se mi zdi, da se že vnaprej odločimo, kdaj bomo počele določene aktivnosti. Seveda pa poskrbimo, da smo tudi znotraj tega urnika prilagodljive in če se kakšen naročnik spomni česa v zadnjem trenutku, naredimo izjeme. Vseeno pa si moramo zapomniti, da je pomembno, da razdelimo čas, ko ‘delamo’ in se posvetimo svojim težjim poslom, in čas, ko se ukvarjamo z bolj ustvarjalnimi stvarmi, se dogovarjamo z drugimi ljudmi ipd. Dobro je, da znamo organizirati  določene časovne bloke, ki so namenjeni določenim vrstam opravil.«

Je res vse treba TAKOJ?!

»Seveda je to odvisno od našega delovnega okolja in tudi od branže. Če imamo npr. spletno trgovino in je nekdo pri nas nekaj naročil ter bomo potrebovali 3 tedne, da te izdelke razpošljemo, pri nas nihče ne bo naročil še enkrat … Po drugi strani pa pri spletni trgovini ni treba v 40 minutah odposlati pošiljke,« je ilustrativna Nika, ki mi opiše, kako deluje eno od podjetij, s katerimi sodeluje: »Na e-pošto odgovarjajo dvakrat na dan: zgodaj zjutraj in opoldne. Torej si za to vzamejo dve uri časa – od 6.00 do 7.00 in od 12.00 in 13.00. To je edini čas, ko pregledujejo maile in so dosegljivi za klice, vmes pa je čas za delo. Tudi svoje naročnike so navadili na svoj urnik.«

4 kvadratki, ki lahko spremenijo vaš svet

Kako torej lahko optimalno organiziramo čas doma in v službi, da bomo imele čas zase ter se bomo na koncu dneva počutile, da smo naredile dovolj, še naprej vrtam v sogovornico. Nika mi predlaga vajo, za katero pravi, da jo je treba narediti ločeno za posel in za zasebno življenje. »Z Eisenhowerjevo matrico razdelimo delo na pomembno in ne tako pomembno, na drugi liniji pa na nujno in ne tako nujno. Vsako nalogo lahko opredelimo glede na to, koliko je pomembna in koliko je ta trenutek nujna.

To, kar je npr. pomembno in nujno, moramo narediti danes. Če bi npr. vi jutri morali oddati članek, morava danes narediti intervju in ga morate potem spisati. Drugi kvadrat so pomembne, vendar ne nujne naloge. Npr. ta članek morate oddati, vendar šele čez en mesec. Torej je pomembna stvar, morate jo narediti, vendar se vam zdaj s tem ne mudi. Tretji kvadrat so nujne, vendar ne pomembne stvari. Npr. spušča vam pipa in čim prej morate to rešiti. Ali pa: potekla vam je osebna izkaznica in morate narediti novo. Sicer to ni pomembno za posel, a je treba čim prej rešiti. V zadnjem kvadratu pa so nenujne in nepomembne stvari, to pa je velikokrat čas, ki ga preživimo na družbenih omrežjih.  

Vsako stvar torej lahko postavimo v svoj kvadrat. V tem prvem segmentu moramo stvari čim prej odkljukati. Moramo jih narediti. Vendar stvari, ki bi jih morali postoriti, v resnici večinoma niso nujne. Ker pa mi radi odlašamo z njimi, iz kvadrata pomembno in nenujno preskočijo v kvadrat nujno in pomembno, čemur pravimo gašenje požara. Prav v tem kvadratu preživimo veliko časa, ker večina ljudi ves čas gasi požare. Dobro je pogasiti te požare in potem delati stvari v drugem kvadratu, ki so pomembne, a niso toliko nujne, torej se nam z njimi ne mudi. Ker nam zanje rok še ne piha za vrat, pa včasih z njimi čakamo toliko časa, da so potem nujne. Čim več časa bi morali preživeti v kvadratu pomembno, a ne nujno.

Nika Močnik (Foto: Siniša Kanižaj)

Potem imamo tudi nujne, a ne tako zelo pomembne stvari. To so po navadi stvari, ki jih lahko opravijo drugi ali za njih najamemo kakšnega študenta. Naj navedem primer: po pošti smo morali poslati neke stvari. Zaradi carine smo jih morali odposlati isti dan, kot smo jih dobili. Vendar sem tisti dan imela na urniku še cel kup drugih stvari. Na meni je bilo, da se odločim – ali bom to naredila jaz ali pokličem nekoga, ki mu plačam 5-6 evrov na uro in to naredi on. V tem tretjem kvadratu je torej veliko stvari, ki jih lahko delegiramo, a jih največkrat delamo kar sami. Če bi se v tem času raje ukvarjali s pomembnimi, a ne nujnimi stvarmi, bi lahko ustvarili veliko več prihodkov in bi z njimi brez težav plačali ljudi, ki delajo za nas.

Ko pa govorimo o nenujnih in nepomembnih stvareh, pa se vprašajmo, zakaj to sploh delamo, in poskusimo čas, ki ga namenimo tem opravkom, čim bolj skrajšati.

Pametno je, npr., da si določimo maksimalno količino časa, ki ga posvetimo določenemu družbenemu mediju, saj so ti res veliki odžiralci našega časa. Za to si lahko v svojih pametnih telefonih namestimo aplikacijo z opozorilom, da smo dosegli omejeni čas. Aplikacija nas torej opozori, mi pa se potem sami odločimo, ali bomo nadaljevali ali ne. Če so socialna omrežja naš posel, je normalno, da smo na njih pretežen čas svojega delovnika. Vsi drugi pa lahko hitro za socialna omrežja porabimo preveč časa. Tudi za inspirativne vsebine. Jih res moramo gledati dve uri na dan? Nam res toliko koristijo? Pametno je, da tudi tu pogledamo, koliko je nepomembnih in nenujnih stvari.

Morda nam vzamejo veliko časa tudi pospravljanje pisarne, rože v njej … tudi tu se lahko vprašamo, ali je res tako pomembno, da tla posesamo vsak dan ali se odločimo, da bo dovolj dvakrat na teden in da za to nekoga najamemo. Le pogledati moramo, kam sodijo vse naloge, ki jih opravljamo čez dan.

Einsenhoverjeva matrica odločanja

Poglejte matrico in si izpišite vse naloge, ki jih imate znotraj svojega posla ali znotraj svojega podjetja. En teden si beležite vsak opravek – odgovarjanje na e-pošto, sestanek, izobraževanje, nabava pisarniškega materiala … Nato te obveznosti razvrstite po kvadratih in si poglejte, kje so. Zelo dober znak je, če nimamo veliko stvari v prvem kvadratu. Če so, jih poskusimo hitro urediti in pazimo, da se kvadrat več ne zapolni – da ni več toliko stvari nujnih. Stres nam namreč povzročajo prav nujne stvari in prav to nas zaustavlja – prav zato smo v krču. Ta pa nam preprečuje ustvarjalno razmišljanje. Torej poskrbimo, da bo v našem dnevu čim manj pomembnih stvari.

Naj bo čim več stvari v drugem kvadratu. Torej pomembnih, vendar ne nujnih. Obenem poglejmo, katere naloge lahko predamo drugim. Poznam kar nekaj ljudi, ki imajo osebne pomočnice, ki gredo po svežo zelenjavo na eko tržnico, na bencinsko črpalko… Tudi take stvari nam lahko podarijo nekaj časa. Če imamo namreč več časa za razmišljanje o kreativnih projektih, se izplača tudi ta investicija.

Tega sem se naučila na predavanju Roka Stritarja, ki je rekel: obstaja delo, ki je plačano 5 evrov na uro, takšno, ki je plačano 30 evrov na uro in delo, ki je na uro plačano 100 evrov. Za 5 evrov na uro najamemo študenta in mu pokažemo, kaj mora narediti. Za 30 evrov že potrebujemo nekoga, ki mora biti kreativen in strokoven – tega ne more narediti vsak, zato je fino, da tudi mi naredimo nekaj tega dela, največ svojega časa pa posvetimo delu, ki nam prinese 100 evrov na uro. Ko sem to slišala, sem se začela spraševati, zakaj se sama toliko ubadam z administracijo, zakaj svojega časa raje ne uporabim za več predavanj, za več vsebin, ki jih lahko ponudim naročniku in nimam tako natrpanega urnika…«

Pri kreiranju urnika je pomembno tudi, da si vanj umestimo tudi čas zase in za svoje zdravje.

Velikokrat si ga damo šele takrat, ko se nam nekaj zgodi. Naj bo ta čas nekaj, kar nas sprošča. Lahko je joga, lahko je pilates, lahko so sprehodi, lahko je meditacija, branje knjig … Dandanes si tudi ta čas moramo ustvariti sami. Celo čas s partnerjem, za igro z otroki. Če čakamo, da se bo spontano zgodil zmenek z našim dolgoletnim partnerjem – no, v naših natrpanih urnikih je to žal kar malo verjetno. Zato si moramo načrtovati tudi take stvari.

Dan zame

Sama si na primer podarim vsak prvi dan menstruacije. To je dan zame. En dan sem za vse službene stvari nedosegljiva. Izklopim telefon, ne odgovarjam na e-pošto; ta dan preležim, sem sama s sabo. Sodelavke vedo, kako je takrat, naročnikom ni treba razlagati ničesar, če sem nedosegljiva en dan, na njihove maile pa odgovorim naslednji dan. To prakticiram že kar nekaj časa in opažam, da imam čez mesec več energije, če si vzamem tisti en dan, četudi je to sreda. Če kdaj res ni možno, si vzamem vsaj popoldne, da je na ‘moj dan’ čim manj stresnih stvari. Ta prosti dan ne pomeni, da ne bom šla v službo, bom pa uredila stvari na banki, nesla nekaj na pošto, doma pospravila celo stanovanje … Ne, ta dan ne počnem prav ničesar, da se moje telo in tudi moj um lahko spočijeta. Vsi potrebujemo dneve, ko ne počnemo ničesar.

Foto: Anže Grabeljšek

Komentirajte

Vsak petek našim bralkam, ki so prijavljene v novičke Nepremagljive, pripravimo ekskluzivno vsebino, ki jo prejmejo izključno samo prijavljene bralke, na svoj email naslov. 

Differo d.o.o., 2020 Nepremagljiva.si - ISSN 2712-6285, vse pravice pridržane
Pogoji poslovanja - Piškotki

S tem, ko uporabljate spletno mesto, dovoljujete uporabo piškotkov v skladu z našo politiko varovanja zasebnosti. Preberi več
Se strinjam